就業規則の作成・見直し｜労務トラブルを防ぐ規程整備のポイント

「就業規則は作成したけれど、何年も見直していない」「従業員が10人を超えたので、そろそろ作成しなければ」——このようなお悩みをお持ちの経営者の方は多いのではないでしょうか。就業規則は、単なる「会社のルールブック」ではありません。問題社員への対応、残業代請求、ハラスメント問題など、労務トラブルが発生したときに企業を守る「盾」となる重要な文書です。この記事では、就業規則の作成・見直しを検討されている経営者の方に向けて、弁護士の視点から実務で機能する就業規則のポイントを解説します。

就業規則とは｜定義と法的効力を理解する

就業規則とは、労働時間、賃金、休日、退職・解雇事由など、従業員の労働条件や職場で守るべきルールを定めた規程のことです。

労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業所では、就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。ここでいう「10人以上」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも含まれます。ただし、派遣社員は派遣元でカウントされるため、派遣先では人数に含まれません。

就業規則には、2つの重要な法的効力があります。

契約内容補充効（労働契約規律効）とは、合理的な労働条件を定めた就業規則が従業員に周知されている場合、その内容が労働契約の内容となる効力です。たとえば、個別の雇用契約書に賞与の定めがなくても、就業規則に賞与規定があれば、会社は賞与を支払う義務を負います。

最低基準効とは、就業規則で定める基準を下回る労働契約は、その部分について無効となり、就業規則の基準が適用される効力です。たとえば、就業規則で「年次有給休暇は入社6か月後に10日付与」と定めている場合、個別契約で「入社1年後に5日」としても無効となります。

10人未満の事業所には法的な作成義務はありませんが、労務トラブルの予防という観点からは、従業員を1人でも雇用した時点で就業規則を整備しておくことをおすすめします。

就業規則に記載すべき事項｜絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項

就業規則には、記載が義務付けられている事項と、制度を設ける場合に記載が必要な事項があります。

絶対的必要記載事項

以下の事項は、就業規則に必ず記載しなければなりません。

• 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇
• 賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切り・支払時期、昇給に関する事項
• 退職に関する事項（解雇事由を含む）

相対的必要記載事項

以下の制度を設ける場合は、就業規則への記載が必要です。

• 退職手当に関する事項
• 臨時の賃金（賞与など）に関する事項
• 食費・作業用品等の負担に関する事項
• 安全衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償に関する事項
• 表彰・制裁に関する事項
• その他、当該事業場の全労働者に適用される事項

実務上、特に重要なのが表彰・制裁（懲戒）規定です。懲戒処分を行うためには、就業規則に懲戒事由と処分内容を明記しておく必要があります。問題社員への対応を行う際、この規定が不十分だと適切な処分ができず、会社が不利益を被ることになります。

就業規則がトラブル対応に役立つ場面

就業規則は、実際の労務トラブルにおいて企業を守る「武器」になります。具体的にどのような場面で役立つのか見ていきましょう。

懲戒処分を行う場面

遅刻・欠勤を繰り返す、業務命令に従わない、ハラスメント行為を行うなど、問題社員に対して懲戒処分を行う場合、就業規則に懲戒事由と処分内容が明記されていることが前提となります。就業規則に根拠がない懲戒処分は無効となる可能性が高く、逆に会社が損害賠償を請求されるリスクもあります。詳しくは「問題社員への対応方法」をご覧ください。

解雇を行う場面

解雇は、解雇権濫用法理（正当な理由のない解雇は無効とするルール）により、厳しく制限されています。解雇が有効と認められるためには、就業規則に解雇事由が明記されており、かつその事由に該当することが必要です。「能力不足」「協調性の欠如」など、曖昧な規定では解雇が無効とされるケースが多いため、具体的な解雇事由を定めておくことが重要です。詳しくは「解雇の正しい進め方」をご覧ください。

残業代請求への対応場面

固定残業代（みなし残業代）制度を導入している場合、就業規則や賃金規程に適法な定めがなければ、固定残業代が無効とされ、追加で残業代を支払わなければならないケースがあります。また、管理監督者の範囲や、変形労働時間制の適用についても、就業規則への適切な規定が必要です。詳しくは「残業代請求への企業側の対応」をご覧ください。

ハラスメント問題への対応場面

パワハラ防止法により、2022年4月からすべての企業でハラスメント防止措置が義務化されました。相談窓口の設置、ハラスメント行為の禁止、行為者への懲戒処分などを就業規則に明記しておくことが求められます。詳しくは「職場のハラスメント対応」をご覧ください。

就業規則の見直しが必要なタイミング

一度作成した就業規則をそのまま放置していると、法改正への対応漏れや実態との乖離が生じ、トラブル時に企業を守れなくなります。以下のタイミングでは、必ず就業規則の見直しを検討してください。

法改正があったとき

労働関連法規は頻繁に改正されます。近年の主な改正としては、時間外労働の上限規制（2019年〜）、パワハラ防止措置の義務化（2022年〜）、月60時間超の時間外労働に対する割増賃金率引き上げ（中小企業は2023年〜）、育児・介護休業法の改正（2022年〜段階的施行）などがあります。これらの法改正に対応できていない就業規則は、法令違反となるリスクがあります。

労務トラブルが発生したとき

問題社員への対応、残業代請求、ハラスメント申告などのトラブルが発生した際、就業規則の不備が明らかになることがあります。トラブルの再発防止のためにも、事案の解決後に就業規則を見直し、必要な規定を整備することが重要です。

事業拡大・組織変更があったとき

従業員数が10人を超えた場合は、法的に就業規則の作成・届出が義務となります。また、新しい勤務形態（テレワーク、フレックスタイム制など）を導入する場合や、雇用形態の多様化（契約社員、パートタイマーの増加など）に対応する場合も、就業規則の見直しが必要です。

労務問題全般の対応については「労務問題の対応・解決」をご覧ください。

就業規則作成・見直しのポイント｜実務で機能する規定とは

ここでは、トラブル対応で特に重要となる4つの規定について、見直しのポイントを解説します。

解雇事由の規定

解雇事由は、できる限り具体的に列挙することが重要です。「勤務成績が不良のとき」だけでなく、「指導を繰り返しても改善が見られないとき」「正当な理由なく業務命令に従わないとき」など、客観的に判断できる事由を定めておきます。また、列挙した事由に該当しない場合に備えて、「その他前各号に準ずる事由があるとき」という包括条項を設けておくことも有効です。

懲戒規定

懲戒処分の種類（戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇、懲戒解雇など）と、それぞれの処分に該当する懲戒事由を明確に定めます。特に、ハラスメント行為、情報漏洩、副業・兼業違反など、現代の労務問題に対応した事由を盛り込むことが重要です。また、懲戒処分を行う際の手続き（本人への弁明の機会付与など）も規定しておくと、処分の有効性が高まります。

残業代規定（固定残業代制度）

固定残業代制度を導入する場合は、以下の点を明確に規定する必要があります。

• 固定残業代の金額と、それに相当する時間数
• 固定残業代に含まれる残業の種類（時間外労働、深夜労働、休日労働）
• 実際の残業時間が固定残業時間を超えた場合の差額支給

これらの規定が不明確な場合、固定残業代が無効とされ、残業代の未払いと判断されるリスクがあります。

ハラスメント防止規程

パワハラ、セクハラ、マタハラなどのハラスメント行為を禁止する規定を設けるとともに、以下の事項を定めておくことが重要です。

• 相談窓口の設置と担当者
• 相談があった場合の調査・対応手順
• 被害者のプライバシー保護
• 相談したことによる不利益取扱いの禁止
• 行為者に対する懲戒処分

契約書作成との連動については「契約書の作成・チェックポイント」もあわせてご確認ください。

弁護士に就業規則の作成・見直しを依頼するメリット

就業規則の作成・見直しは、社会保険労務士に依頼するケースも多いですが、労務トラブルへの対応を重視する場合は、弁護士への依頼をおすすめします。

実務で機能する規程を作成できる

弁護士は、日々の法律相談や労働審判（3回以内の期日で解決を目指す裁判手続き）・労働訴訟の対応を通じて、どのような就業規則がトラブル時に有効に機能するかを熟知しています。単に法令に適合するだけでなく、実際のトラブル場面で企業を守れる規定を作成することができます。

法的リスクを事前にチェックできる

弁護士は、就業規則の各条項について、法令違反がないか、裁判になった場合に有効と判断されるかといった観点からチェックを行います。特に、懲戒規定や解雇事由については、過去の裁判例を踏まえた検討が重要です。

トラブル発生時にスムーズに対応できる

顧問弁護士として就業規則の作成・見直しを依頼しておくと、実際にトラブルが発生した際にも、就業規則の内容を熟知した弁護士が迅速に対応することができます。「規程がある」だけでなく「規程を使える」体制を整えることが重要です。

弁護士法人エースでは、自社グループ内に社会保険労務士法人を擁しており、就業規則の作成・見直しから労働保険・社会保険の手続きまで、ワンストップでサポートいたします。また、所属弁護士は全員が税理士登録しており、税務面の影響も考慮したアドバイスが可能です。顧問契約については「顧問弁護士とは」もあわせてご覧ください。

就業規則の作成・見直しについてご相談をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。初回相談は無料です。電話相談受付は年中無休で8:00〜22:00まで対応しております（0120-419-155）。オンラインでの相談も可能です。

まとめ

就業規則は、労務トラブルを予防し、発生した際に企業を守るための重要なツールです。

ポイントを整理すると：

• 常時10人以上の事業所では就業規則の作成・届出が義務（10人未満でも作成を推奨）
• 就業規則には「契約内容補充効」「最低基準効」という法的効力がある
• 懲戒処分・解雇の有効性は、就業規則の規定内容に大きく左右される
• 法改正、トラブル発生、事業拡大などのタイミングで見直しが必要
• 実務で機能する規定を作成するには、労働問題に強い弁護士への相談が有効

就業規則の整備は、「予防法務」の第一歩です。トラブルが発生してから慌てるのではなく、事前に適切な規程を整備しておくことで、多くの問題を未然に防ぐことができます。

弁護士法人エースでは、経営者の方に寄り添い、「法律的に正しい」だけでなく「経営的に最適な」就業規則の作成・見直しをサポートいたします。顧問契約は月額5万円からご利用いただけ、電話・メール・LINEでの相談は無制限・予約不要でご利用可能です。

「就業規則を作成したい」「何年も見直していないので不安」という方は、ぜひ一度ご相談ください。

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