残業代請求への企業側の対応｜反論ポイントと予防策を解説

従業員や元従業員から突然残業代を請求された場合、経営者の方は「本当に支払う必要があるのか」「どう対応すればよいのか」と不安を感じることでしょう。残業代請求では、請求内容の精査や適切な反論により、請求額を減額できるケースも少なくありません。一方で、対応を誤ると裁判で付加金（最大で請求額と同額）を含む高額な支払いを命じられるリスクがあります。本記事では、残業代請求を受けた際の初動対応から、企業側の主な反論ポイント、裁判になった場合のリスク、そして今後のトラブルを防ぐ予防策まで、経営者の皆様に知っておいていただきたいポイントを解説します。

残業代請求を受けた場合の初動対応

従業員から残業代を請求された場合、まず冷静に状況を把握し、適切な対応を進めることが重要です。感情的な対応や放置は、問題を深刻化させる原因となります。

請求内容の確認と整理

最初に行うべきは、請求書や内容証明郵便に記載された内容の確認です。請求されている期間、金額、計算根拠を把握しましょう。従業員が自ら計算した請求額には、計算ミスや法的な誤解が含まれていることも珍しくありません。

社内資料の収集と精査

次に、会社側で保管している資料を収集します。具体的には、タイムカードや出退勤記録、雇用契約書、就業規則、賃金台帳、給与明細などが必要です。これらの資料をもとに、実際の労働時間と支払済みの残業代を確認し、未払いの有無や正確な金額を算出します。

専門家への早期相談

残業代請求には、固定残業代（みなし残業代）の有効性や管理監督者の該当性など、専門的な法律知識が必要な論点が多く含まれます。会社にとって有利だと考えていた事情が、実は不利に働くケースもあるため、早い段階で弁護士に相談することをおすすめします。

労務問題では、弁護士と社会保険労務士が連携することで、法的な対応と実務面の改善を一体的に進められます。当事務所はグループ内に社労士法人を有しており、残業代トラブルへの対応から就業規則の見直しまで、ワンストップでサポートしています。

企業側の反論ポイント

残業代請求に対しては、事案に応じた適切な反論を行うことで、支払額を減額できる可能性があります。ここでは、主な反論ポイントを解説します。

労働時間の該当性を争う

従業員が主張する時間が、すべて「労働時間」に該当するとは限りません。例えば、業務命令のない自主的な居残り、待機時間の一部、休憩時間中の私的行為などは、労働時間と認められない場合があります。会社側は、タイムカードの打刻時間と実際の業務時間に乖離がないか、客観的な資料に基づいて検証することが重要です。

ただし、会社が労働時間を正確に把握・管理していなかった場合、従業員の主張がそのまま認められてしまうリスクがあります。日頃からの適切な労働時間管理が、反論の基盤となります。

固定残業代の有効性を主張する

固定残業代（みなし残業代）を導入している企業では、すでに支払った固定残業代を残業代に充当できるかが争点となります。固定残業代が有効と認められるためには、以下の要件を満たす必要があります。

• 基本給と固定残業代が明確に区分されていること
• 固定残業代が何時間分の残業に対応するかが明示されていること
• 固定残業時間を超えた場合に差額を支払う運用がなされていること

これらの要件を満たさない場合、固定残業代は無効とされ、改めて残業代全額の支払いを命じられる可能性があります。就業規則や雇用契約書の記載内容、実際の運用状況を確認し、有効性を主張できるかどうか慎重に判断する必要があります。

管理監督者の該当性を検討する

労働基準法上の「管理監督者」に該当する従業員には、時間外労働・休日労働の割増賃金を支払う義務がありません。ただし、管理監督者と認められるには、以下の要素を総合的に満たす必要があります。

• 経営者と一体的な立場で経営に関与していること
• 採用・解雇・人事考課など労務管理上の権限を有していること
• 出退勤について自らの裁量で決定できること
• 地位にふさわしい待遇を受けていること

「課長」「店長」などの役職名があっても、実態がこれらの要件を満たさない場合は「名ばかり管理職」として残業代の支払義務が生じます。管理職からの残業代請求は、基本給が高いため請求額も高額になりやすく、注意が必要です。

消滅時効を確認する

残業代請求権には消滅時効があります。2020年4月1日以降に発生した残業代は3年、それ以前に発生した残業代は2年で時効にかかります。時効を援用する（主張する）ことで、古い請求については支払義務を免れることが可能です。

ただし、時効は会社側が援用しなければ適用されません。また、従業員が内容証明郵便で請求している場合、時効の完成が一時的に猶予されている可能性もあるため、時効期間の計算は慎重に行う必要があります。

裁判になった場合のリスク

残業代請求を放置したり、交渉が決裂して裁判や労働審判（3回以内の期日で解決を目指す裁判手続き）に発展した場合、企業側には大きなリスクが生じます。

付加金の支払いリスク

裁判で未払い残業代の支払いを命じられた場合、裁判所は付加金として未払い額と同額までの金銭を加算して支払うよう命じることができます。つまり、最悪のケースでは本来の残業代の2倍を支払う義務が生じる可能性があります。付加金は、裁判前の交渉段階で解決すれば回避できるため、早期解決のメリットは非常に大きいといえます。

遅延損害金の負担

未払い残業代には遅延損害金が発生します。在職中の従業員については年3%ですが、退職後の従業員については年14.6%という高率の遅延損害金が適用されます。紛争が長期化すればするほど、遅延損害金の負担が増大します。

企業イメージへの影響

残業代トラブルが訴訟に発展すると、企業イメージの低下につながる可能性があります。インターネット上での評判悪化は、採用活動や取引先との関係にも影響を及ぼしかねません。

残業代トラブルを予防するには

残業代請求への対応と同時に、今後同様のトラブルを防ぐための体制整備も重要です。予防法務に取り組むことで、将来のリスクを大幅に軽減できます。

労働時間の適正な管理

労働時間の客観的な記録・管理は、トラブル予防の基本です。タイムカード、ICカード、パソコンのログ記録などを活用し、実態に即した労働時間を把握しましょう。厚生労働省のガイドラインでも、使用者には労働時間を適正に把握する責務があるとされています。

サービス残業が常態化している場合、早急に改善が必要です。労働基準監督署の調査が入った場合、是正勧告や指導を受けるだけでなく、悪質なケースでは刑事罰の対象となる可能性もあります。

就業規則・雇用契約書の整備

就業規則や雇用契約書の記載内容は、残業代トラブルの勝敗を左右する重要な証拠となります。特に固定残業代を導入している場合は、制度が有効と認められるための要件を満たしているか、定期的に見直すことが必要です。

就業規則の作成・見直しについては、「就業規則の作成・見直し」で詳しく解説しています。

固定残業代の適切な設計

固定残業代を導入する場合は、以下の点に注意して制度設計を行いましょう。

• 就業規則、雇用契約書、給与明細で基本給と固定残業代を明確に区分する
• 固定残業代が何時間分の残業に相当するか明示する
• 固定残業時間を超えた場合は必ず差額を支払う
• 最低賃金を下回らないよう定期的に確認する

制度設計に不備があると、固定残業代全額が無効となり、残業代の基礎単価にも加算されてしまうため、請求額が大幅に膨らむリスクがあります。専門家のアドバイスを受けながら、適切な制度を構築することをおすすめします。

残業代請求を受けた、または労務管理体制に不安があるという場合は、お気軽にご相談ください。当事務所では、残業代トラブルへの対応から予防体制の構築まで、経営者の皆様を総合的にサポートしています。

弁護士に依頼するメリット

残業代請求への対応を弁護士に依頼することで、以下のようなメリットがあります。

法的観点からの反論検討

残業代請求には、労働時間の該当性、固定残業代の有効性、管理監督者の該当性、時効など、複雑な法的論点が絡みます。弁護士は、判例や法律に基づいて会社側の反論を検討し、有効な主張を組み立てます。会社にとって有利な事情と不利な事情を見極め、最適な対応策を提案できます。

交渉・訴訟の代行

従業員との交渉や、従業員側の弁護士とのやり取りは、精神的にも時間的にも大きな負担となります。弁護士に依頼すれば、交渉の窓口を一本化でき、経営者の皆様は本業に集中できます。万が一、労働審判や訴訟に発展した場合も、答弁書の作成や出廷など、専門的な対応を任せることができます。

再発防止策の提案

残業代トラブルは、労務管理体制に問題があることを示すサインでもあります。弁護士は、個別の案件対応だけでなく、就業規則の見直しや労働時間管理体制の改善など、再発防止に向けた提案も行います。

当事務所は、弁護士と社労士が連携し、法的な紛争対応から日常の労務管理まで一貫したサポートを提供しています。顧問契約は月額5万円からで、電話・メール・LINEでの相談は無制限、予約不要でご利用いただけます。労働審判・労働訴訟への対応については、「労働審判・労働訴訟への対応」もご参照ください。

まとめ

残業代請求を受けた場合、まずは請求内容を精査し、社内資料をもとに正確な残業代を算出することが重要です。労働時間の該当性、固定残業代の有効性、管理監督者の該当性、消滅時効といった反論ポイントを検討し、適切な対応を進めましょう。

裁判になれば、付加金や遅延損害金により支払額が大幅に増加するリスクがあります。早期に専門家に相談し、裁判前の段階で解決を図ることが、会社にとって最善の選択肢となるケースが多いといえます。

また、今後同様のトラブルを防ぐためには、労働時間管理の適正化、就業規則の整備、固定残業代の適切な設計といった予防策に取り組むことが欠かせません。

弁護士法人エースでは、残業代請求への対応から予防体制の構築まで、経営者の皆様のパートナーとしてサポートいたします。グループ内の社労士法人と連携し、法務・労務の両面からワンストップで対応できる体制を整えています。残業代トラブルでお困りの際は、お気軽にご相談ください。

初回相談無料｜全国対応（オンライン・電話可） 電話相談受付：0120-419-155（年中無休 8:00〜22:00）

労務問題全般については「労務問題の対応・解決」をご覧ください。

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