問題社員への対応方法｜解雇・退職勧奨・懲戒処分の進め方

問題社員への対応は、多くの中小企業経営者が頭を悩ませる課題です。業務命令に従わない、遅刻や欠勤を繰り返す、他の社員とトラブルを起こす——こうした問題社員を放置すれば、職場環境の悪化や優秀な人材の流出を招きます。しかし、対応を誤れば「不当解雇」として訴えられるリスクもあり、慎重な判断が求められます。この記事では、問題社員（モンスター社員）への対応方法について、注意・指導から懲戒処分、退職勧奨、そして解雇に至るまでの段階的なフローを、企業側の弁護士の視点から解説します。

問題社員とは｜定義と主な類型

問題社員とは、問題行動や能力不足などによって会社に悪影響を与える社員を指します。法律上の明確な定義はありませんが、「モンスター社員」とも呼ばれ、対応に苦慮するケースが多いのが実情です。

問題社員には、いくつかの類型があります。まず「業務命令違反型」は、正当な理由なく上司からの指示に従わない社員です。組織の規律を維持するうえで早急な対応が必要となります。次に「勤怠不良型」は、無断欠勤や度重なる遅刻など、基本的な勤務態度に問題があるケースです。他の社員のフォロー負担が増え、チームワークに支障をきたします。

「能力不足型（ローパフォーマー）」は、指導しても業務の質や効率が著しく改善されない社員です。ただし、能力には個人差があるため、対応にはより一層の慎重さが求められます。「協調性欠如型」は、他人の意見を尊重しない、報告・連絡・相談をしないなど、チームとしての協調性に欠ける社員です。「ハラスメント加害者型」は、パワハラやセクハラなど、他の社員に対するハラスメント行為を行う社員です。被害者の心身に深刻な影響を与えるだけでなく、会社の安全配慮義務違反を問われる可能性もあります。

これらの類型が複合的に現れるケースも少なくありません。「業務命令に従わず、遅刻も多く、他の社員にも高圧的」といった問題社員への対応は、特に難易度が高くなります。

問題社員を放置するリスク

「人手不足だから」「トラブルを大きくしたくない」という理由で問題社員への対応を先送りにしていませんか。放置すればするほど、企業が負うリスクは大きくなります。

まず、職場環境の悪化と生産性の低下は避けられません。問題社員の存在によって、周囲の社員はフォローに追われ、本来の業務に集中できなくなります。職場の雰囲気が悪化すれば、社員のモチベーションも低下し、部署全体の生産性に深刻な影響を与えます。

次に、優秀な人材の流出というリスクがあります。問題社員への対応が不十分な職場では、まともに働いている社員が不満を募らせ、転職を決意することがあります。特にハラスメント被害を受けた社員が退職に追い込まれるケースは深刻です。会社として適切に対処しない姿勢が、優秀な人材を失う原因となりかねません。

さらに、法的リスクの増大も無視できません。問題社員を放置した結果、被害を受けた他の社員から安全配慮義務違反を理由に損害賠償請求を受ける可能性があります。また、いざ解雇しようとした際に、十分な指導記録がないために「不当解雇」と判断されるリスクも高まります。

問題社員への対応は、「後でまとめて」ではなく、早期に着手することが重要です。

問題社員への対応フロー｜段階的なアプローチ

問題社員への対応は、いきなり解雇を検討するのではなく、段階的に進めることが重要です。適切な手順を踏むことで、法的リスクを最小限に抑えながら、問題の解決を図ることができます。

ステップ1：口頭での注意・指導

問題行動を認識したら、まず口頭で具体的な注意・指導を行います。この段階では、問題点を明確に伝え、改善を求めることが目的です。大勢の前で注意したり、感情的に叱責したりすることは避け、個別に落ち着いた環境で行います。注意した日時、内容、本人の反応を記録しておくことが後々重要になります。

ステップ2：書面での注意・指導

口頭での注意を繰り返しても改善が見られない場合は、書面での注意・指導に切り替えます。「注意指導書」や「業務改善指示書」などの形式で、問題点と改善を求める事項を文書化し、本人に交付します。書面化することで、会社として適切な指導を行った証拠を残すことができます。

ステップ3：懲戒処分の検討

書面での指導後も改善が見られない場合、就業規則に基づく懲戒処分を検討します。懲戒処分の内容は問題行動の重大性に応じて選択しますが、いきなり重い処分を科すのではなく、戒告・譴責などの軽い処分から始めることが原則です。懲戒処分を行う際は、必ず本人に弁明の機会を与えてください。

ステップ4：退職勧奨

懲戒処分を経ても改善が見られず、雇用関係の継続が困難と判断される場合は、退職勧奨を検討します。退職勧奨は、会社から従業員に対して自主的な退職を促す行為であり、解雇とは異なり、あくまで本人の同意を得て退職してもらうことを目指します。

ステップ5：解雇

退職勧奨に応じない場合で、なおかつ解雇事由が認められる場合には、普通解雇または懲戒解雇を検討します。ただし、日本の労働法では解雇に対する規制が厳しく、解雇権濫用法理（正当な理由のない解雇は無効とするルール）が適用されます。十分な証拠と手続きがなければ、解雇が無効と判断されるリスクがあるため、慎重な判断が必要です。

解雇の手続きや注意点については、「解雇の正しい進め方」で詳しく解説しています。

懲戒処分の種類と注意点

懲戒処分を適切に行うためには、処分の種類と法的な注意点を理解しておく必要があります。

懲戒処分の種類

懲戒処分は、一般的に軽い順から「戒告・譴責・訓告」「減給」「出勤停止」「降格」「諭旨解雇」「懲戒解雇」に分類されます。

「戒告・譴責・訓告」は、文書で厳重注意し、従業員の将来を戒める処分です。始末書の提出を求めるケースもあります。経済的な不利益を伴わない最も軽い処分ですが、正式な懲戒処分として人事記録に残ります。「減給」は、問題行動に対する制裁として給与を減額する処分です。ただし、労働基準法第91条により、1回の額は平均賃金の1日分の半額まで、総額は月額賃金の10分の1までという上限があります。

「出勤停止」は、一定期間の就労を禁止し、その間の賃金を不支給とする処分です。期間は就業規則で定めますが、7日〜10日程度が一般的です。「降格」は、役職や職位を引き下げる処分です。これに伴い役職手当等がなくなることで、実質的に給与も減少します。

「諭旨解雇」は、退職届の提出を勧告し、提出があれば依願退職として扱う処分です。懲戒解雇相当の事由がある場合でも、温情的措置として行われることがあります。「懲戒解雇」は、最も重い処分であり、即時に雇用関係を終了させるものです。退職金の不支給や減額を伴うことが多く、従業員にとって最も不利益が大きい処分といえます。

懲戒処分を行う際の注意点

懲戒処分を適法に行うためには、いくつかの要件を満たす必要があります。まず、就業規則への明記と周知が必要です。懲戒処分を行うためには、就業規則に懲戒の種類と事由が明記されており、かつ従業員に周知されていることが前提となります。就業規則に規定のない処分を科すことはできません。

また、処分の相当性も重要です。問題行動の内容・程度に対して、処分が重すぎると「懲戒権の濫用」として無効と判断される可能性があります。過去の処分歴、本人の反省の態度、他の社員への処分との均衡なども考慮して判断します。さらに、弁明の機会の付与も必要です。処分を決定する前に、本人に弁明の機会を与えることが手続き的に重要です。懲戒委員会を開催するなど、適正な手続きを経ていることが、後のトラブル防止につながります。

就業規則の整備や見直しについては、「就業規則の作成・見直し」をご参照ください。

退職勧奨の進め方｜違法にならないためのポイント

退職勧奨は、解雇と異なり従業員の同意を得て退職してもらう方法であり、円満解決の手段として有効です。しかし、進め方を誤ると「退職強要」として違法と判断されるリスクがあります。

退職勧奨と解雇の違い

退職勧奨は、あくまで退職を「勧める」行為であり、最終的な判断は従業員に委ねられます。一方、解雇は会社から一方的に雇用契約を終了させる意思表示です。退職勧奨の結果、従業員が退職に応じた場合、雇用保険上は「会社都合退職」として扱われるのが一般的です。

適法な退職勧奨のポイント

退職勧奨を適法に進めるためには、いくつかのポイントがあります。

まず、退職を勧める理由を明確に説明することが重要です。なぜ退職を勧めるのか、客観的な事実に基づいて説明します。感情的な言い方や人格否定は厳禁です。次に、十分な検討時間を与えることも必要です。その場で回答を迫るのではなく、家族と相談する時間などを設けます。「今日中に返事をしろ」といった対応は退職強要と判断されやすくなります。

また、退職条件を提示することも検討してください。退職金の上乗せ、有給休暇の買い取り、転職活動期間の確保など、従業員が退職を前向きに検討できる条件を提示することで、合意に至りやすくなります。そして、面談の記録を残すことも重要です。面談の日時、出席者、説明内容、本人の反応などを記録しておきます。後日「強要された」と主張された場合の証拠となります。

違法な退職勧奨（退職強要）とは

退職勧奨が違法と判断されるのは、従業員の自由な意思決定を妨げた場合です。具体的には、「退職届を出さなければ懲戒解雇にする」と脅す、長時間・多数回にわたり執拗に退職を迫る、大勢の前で退職を促す、退職するまで仕事を与えない・隔離する、といった行為は退職強要と判断されます。違法な退職勧奨を行った場合、退職の合意が無効となり、さらに慰謝料等の損害賠償を命じられるリスクがあります。過去の裁判例では、退職勧奨時の言動が原因で退職が無効となり、1,000万円を超える支払いを命じられたケースもあります。

退職勧奨の進め方に不安がある場合は、事前に弁護士に相談することをおすすめします。

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問題社員への対応でお困りの経営者の方へ

弁護士法人エースでは、問題社員への対応について、初回無料でご相談いただけます。「この社員にどう対応すべきか」「退職勧奨を進めたいが方法がわからない」など、お気軽にご相談ください。グループ内の社労士法人と連携し、法的対応から就業規則の整備まで一貫してサポートいたします。

電話相談受付：0120-419-155（年中無休 8:00〜22:00）

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弁護士に依頼するメリット

問題社員への対応は、法的リスクを伴う難しい判断の連続です。弁護士に依頼することで、以下のようなメリットがあります。

証拠化のサポート

問題社員への対応では、「いつ、どのような指導を行い、本人がどう反応したか」を客観的に記録しておくことが極めて重要です。弁護士に相談することで、どのような証拠をどのように残すべきか、具体的なアドバイスを受けることができます。注意指導書や懲戒処分通知書の作成についても、法的に有効な書式で対応できます。

面談への同席・代行

退職勧奨の面談は、進め方によっては違法と判断されるリスクがあります。弁護士が面談に同席することで、適法な範囲での対応を確保できます。また、本人が感情的になりやすいケースでは、弁護士が対応することで冷静な話し合いが可能になります。

法的リスクの回避

「この対応は法的に問題ないか」「解雇した場合に訴えられるリスクはどの程度か」など、専門的な判断が必要な場面で、弁護士の意見を聞くことができます。労働審判（3回以内の期日で解決を目指す裁判手続き）や訴訟に発展した場合の見通しを踏まえて、最適な対応を検討できます。

労働審判や訴訟への対応については、「労働審判・労働訴訟への対応」で詳しく解説しています。

顧問弁護士としての継続的サポート

問題社員への対応は、一度で終わるものではありません。指導から懲戒処分、退職勧奨、場合によっては解雇まで、数か月にわたるプロセスが必要です。顧問弁護士がいれば、各段階で迅速に相談でき、一貫した方針のもとで対応を進めることができます。

弁護士法人エースの顧問サービスは月額5万円から、電話・メール・LINEでの相談が無制限でご利用いただけます。「ちょっとした疑問」もすぐに相談できる体制が、問題社員対応では特に重要です。顧問弁護士の役割やメリットについては、『顧問弁護士とは？役割とメリット』をご覧ください。

まとめ

問題社員への対応は、放置すればするほど事態が悪化し、法的リスクも高まります。早期に適切な対応を開始することが、円満な解決への近道です。

対応の基本は「段階的なアプローチ」です。口頭での注意・指導から始め、改善が見られなければ書面化、懲戒処分、退職勧奨、そして解雇という順序で進めます。各段階での記録を残し、適正な手続きを踏むことが、後のトラブルを防ぐために不可欠です。

ただし、問題社員への対応には法的な専門知識が必要であり、対応を誤れば会社が大きな損害を被るリスクがあります。「どこまでの指導が適切か」「退職勧奨をどう進めるべきか」「解雇は可能か」——こうした判断に迷ったら、早めに弁護士に相談することをおすすめします。

弁護士法人エースは、企業側の労務問題に注力する法律事務所です。問題社員への対応について、初回相談無料で承っております。グループ内の社労士法人と連携し、法的対応だけでなく就業規則の整備や労務管理体制の構築までワンストップでサポートいたします。

「この社員への対応に困っている」「退職勧奨を進めたいが不安がある」といったお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。経営者の皆様のパートナーとして、最適な解決策を一緒に考えます。

弁護士法人エース 電話相談受付：0120-419-155（年中無休 8:00〜22:00） 相談：初回無料 拠点：銀座・横浜・鎌倉・津田沼・浜松（全国対応可）

労務問題全般については、「労務問題の対応・解決」をご覧ください。

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