株主総会議事録の作成方法｜記載事項・書き方・保管義務を解説

株主総会を開催したら、必ず作成しなければならないのが株主総会議事録です。会社法では、議事録の作成・保管が義務づけられており、役員変更登記などの際には法務局への提出も必要になります。

「議事録はどのように書けば良いのか」「どのような事項を記載しなければならないのか」——こうした疑問をお持ちの経営者の方は多いのではないでしょうか。記載事項に漏れがあったり、保管を怠ったりすると、法的なトラブルに発展する可能性があります。

この記事では、株主総会議事録の作成義務から、必須の記載事項、具体的な書き方のポイント、署名・押印のルール、保管義務と閲覧請求権まで、実務に必要な知識をわかりやすく解説します。

株主総会議事録とは

株主総会議事録とは、株主総会の開催日時・場所・議事の経過と結果などを記録した書面です。株式会社の最高意思決定機関である株主総会の内容を公式に記録する、法的に重要な書類です。

作成義務

会社法318条1項により、株主総会の議事については、法務省令（会社法施行規則72条）で定めるところに従い、議事録を作成しなければならないと定められています。これは、株式会社であれば規模の大小を問わず、すべての会社に課される義務です。

中小企業であっても、議事録の作成を怠ることは法令違反に該当します。

作成者

議事録の作成者について、会社法上の明文規定はありません。実務上は、取締役または事務担当者が作成するのが一般的です。中小企業では代表取締役が自ら作成するケースも多く見られます。

電磁的記録による作成

議事録は書面で作成するだけでなく、電磁的記録（電子データ）で作成することも認められています（会社法318条1項）。PDFファイルやワープロソフトのデータとして保管することも可能です。

ただし、登記申請の際には議事録の提出が必要になるため、実務上は書面で作成し、押印した原本を保管しておくのが安全です。

→ 株主総会の招集から当日の進行までの手続きについては『株主総会の流れと手続き』をご覧ください。

議事録の記載事項

株主総会議事録の記載事項は、会社法施行規則72条3項で定められています。

必須記載事項

以下の事項は、議事録に必ず記載しなければなりません。

記載事項	具体的な内容
開催日時・場所	株主総会が開催された年月日・時刻および場所
議事の経過の要領とその結果	各議案の内容、審議の概要、採決の結果（可決・否決）
出席した取締役・監査役等の氏名	出席した役員の氏名をすべて記載
議長の氏名（議長が存する場合）	議長を置いた場合はその氏名
議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名	議事録作成の責任者

また、以下の事項に該当する場合は、その旨を記載します。

• 株主の質問・発言があった場合：発言の概要と、それに対する説明の概要
• 動議が提出された場合：動議の内容と、その採決の結果
• 特別利害関係人がいた場合：その旨
• 書面投票・電子投票を実施した場合：その旨

任意記載事項

法的には義務づけられていないものの、実務上記載しておくことが望ましい事項があります。

• 出席株主の数と議決権の数：定足数を満たしていることの証明になる
• 事業報告の内容の概要：定時株主総会の場合
• 監査報告の内容の概要：監査役設置会社の場合
• 閉会時刻：開催時間を明確にするため

議事録の書き方・ひな形

実務で参考になる議事録の基本的な構成を紹介します。

定時株主総会の記載例

定時株主総会の議事録は、以下のような構成で作成します。

株主総会議事録

1. 日　時　令和○年○月○日 午前○時○分から午前○時○分まで
2. 場　所　当会社本店会議室
3. 出席株主の状況
   株主総数　　○名　　　発行済株式総数　○○株
   出席株主数　○名　　　出席株主の議決権の数　○○個
4. 出席した取締役　代表取締役 ○○○○
                   取締役　　 ○○○○
5. 出席した監査役　○○○○（監査役設置会社の場合）
6. 議長　代表取締役 ○○○○

議長は定款の規定に基づき議長となり、定足数を満たしていることを
確認のうえ開会を宣言した。

第1号議案　計算書類承認の件
議長は、第○期（令和○年○月○日から令和○年○月○日まで）の
貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書および個別注記表の
内容について説明を行い、その承認を求めたところ、出席株主の
議決権の過半数の賛成により原案どおり可決承認された。

第2号議案　取締役選任の件
（議案ごとに上記と同様の形式で記載）

以上をもって本株主総会の議事はすべて終了したので、議長は
閉会を宣言した。

上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長および
出席取締役がこれに記名押印する。

令和○年○月○日

○○○○株式会社　定時株主総会

議長　代表取締役　○○○○　　印
出席取締役　　　　○○○○　　印

臨時株主総会の記載例

臨時株主総会の議事録も、基本的な構成は定時株主総会と同様です。ただし、臨時総会特有の議案（定款変更、役員の途中交代など）に応じた記載が必要になります。

書き方のポイント

1. 議事の経過は「要領」で足りる: 一言一句を記録する必要はなく、審議の概要と結果がわかれば十分です
2. 決議方法を明記する: 普通決議か特別決議かがわかるように記載します
3. 客観的な表現を使う: 議事録は法的書類であるため、客観的な事実を淡々と記載します

→ 各決議方法の要件と対象となる議案については『株主総会の決議の種類と要件』をご覧ください。

議事録への署名・押印

株主総会議事録への署名・押印については、法律上のルールと登記実務上のルールの両方を理解しておく必要があります。

会社法上の署名・押印義務

会社法上、株主総会議事録への署名・押印の義務はありません。取締役会議事録とは異なり、株主総会議事録については法律で署名・押印が求められていません。

ただし、定款に「議長および出席取締役が記名押印する」と定めている場合は、その定めに従う必要があります。中小企業の定款では、このような規定が置かれているケースが多いため、自社の定款を確認しましょう。

 

実務上のベストプラクティス

• 議事録には議長および出席取締役が記名押印する
• 代表取締役が変更される場合は、変更前の代表取締役が届出印を押印する
• 原本を紙で保管し、コピーやスキャンデータも併せて保管する

議事録の保管義務と閲覧請求

株主総会議事録の保管と閲覧については、会社法で明確なルールが定められています。

保管義務

保管場所	保管期間	根拠条文
本店	株主総会の日から10年間	会社法318条2項
支店	株主総会の日から5年間（写し）	会社法318条3項

保管義務に違反した場合は、100万円以下の過料の制裁を受ける可能性があります（会社法976条8号）。

株主の閲覧謄写請求権

株主と会社債権者は、会社の営業時間内であればいつでも、株主総会議事録の閲覧または謄写を請求する権利があります（会社法318条4項）。

この請求権は、少数株主の重要な権利の一つです。会社は正当な理由なくこの請求を拒否することはできません。

中小企業では、少数株主から議事録の閲覧を請求されるケースが実際にあります。日頃から議事録を適切に作成・保管しておくことが、トラブル予防の観点からも重要です。

議事録の作成・保管についてお悩みの場合は、弁護士法人エースにお気軽にご相談ください。弁護士全員が通知税理士登録済みで、税務面も含めたワンストップのアドバイスが可能です。

書面決議の場合の議事録

中小企業では、書面決議（みなし決議）を活用するケースが多くあります。書面決議の場合でも、議事録の作成は必要です。

書面決議（みなし決議）における議事録の記載

会社法319条に基づく書面決議を行った場合、実際には株主総会は開催されていませんが、株主総会の決議があったものとみなされるため、議事録を作成する必要があります（会社法施行規則72条4項）。

書面決議の議事録には、通常の議事録とは異なり、以下の事項を記載します。

記載事項	具体的な内容
株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容	提案された議案の内容
上記事項の提案をした者の氏名または名称	通常は代表取締役
株主総会の決議があったものとみなされた日	最後の同意書が届いた日
議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名	議事録作成の責任者

書面決議の議事録の記載例

株主総会議事録

1. 株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容
   第1号議案　○○○○の件
   （提案の具体的な内容を記載）

2. 上記事項の提案をした者の氏名
   代表取締役 ○○○○

3. 株主総会の決議があったものとみなされた日
   令和○年○月○日

4. 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
   代表取締役 ○○○○

上記のとおり、株主全員から書面による同意の意思表示があったので、
会社法第319条第1項の規定により、株主総会の決議があったものとみなされた。

令和○年○月○日

○○○○株式会社

代表取締役　○○○○　　印

注意点

書面決議の議事録では、以下の点に注意してください。

• 「株主総会の決議があったものとみなされた日」は、最後の同意書が届いた日とするのが一般的
• 株主全員の同意書を議事録とともに保管しておくこと
• 登記申請時には、議事録に加えて株主全員の同意書の提出が求められる場合がある

まとめ

株主総会議事録は、会社法で作成・保管が義務づけられた重要な法的書類です。この記事のポイントを整理します。

• 議事録はすべての株式会社に作成義務があり、電磁的記録での作成も可能
• 必須記載事項は開催日時・場所、議事の経過と結果、出席役員の氏名など
• 会社法上は署名・押印義務はないが、登記申請時には押印が必要な場合がある
• 本店に10年間、支店に5年間の保管義務がある
• 書面決議（みなし決議）の場合も議事録の作成は必要で、記載事項が通常とは異なる

→ 株主総会全般については『株主総会の基礎知識と運営ガイド』をご覧ください。

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